Unbedingt lesen nachhaltiger Actionplan 2024: Erstaunlich erfolgreich?

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Hier noch 7 Punkte zur Überprüfung der Qualität deines nachhaltigen Action Plans 

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In diesem Blog-Artikel erfährst du 

  • Was ein nachhaltiger Actionplan ist.
  • Welche Struktur eine längerfristige Umsetzungsstrategie hat.
  • Weshalb ein nachhaltiger Actionplan wichtig ist.
  • Wer in den Planungsprozess einzubeziehen ist.
  • Welche Schritte dein nachhaltiger Actionplan umfasst.
  • Woher die Informationen für deine Planung kommen. 
  • Wann der Plan umgesetzt wird.
  • Wie Fortschritte überwacht werden. 
  • Welche Hindernisse im Prozess auftreten und wie sie überwunden werden.
  • Welche Vorteile dir ein nachhaltiger Actionplan bietet.
  • Welche Rolle die kontinuierliche Verbesserung in der längerfristigen Umsetzungsstrategie spielt.
  • Die Grundlagen und Herangehensweisen, um deine Herausforderung zu lösen. 
  • Wie du ein umsichtiges und gesamtheitliches Umsetzungsverständnis aufbauen kannst.
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erfolgreicher und nachhaltiger Actionplan

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Was ist ein nachhaltiger Actionplan?

Ein nachhaltiger Actionplan ist ein strukturierter Ansatz zur Umsetzung langfristiger Veränderungen oder Ziele in einer Weise, die ökologisch, sozial und wirtschaftlich ausgewogen ist und langfristigen Nutzen sowohl für die Organisation als auch für die Umwelt schafft. Ein Actionplan kann auch für kurzfristige Prozesse äusserst nützlich sein, hierbei spricht man eher von einem kurzfristigen Maßnahme Plan. 

Worin sich ein Massnahmenplan und Actionplan unterscheiden

Sicherlich hast du gewusst, dass ein Maßnahmenplan und ein Aktionsplan beides Werkzeuge sind, die in Unternehmen eingesetzt werden, um Aktivitäten zu planen und umzusetzen. Sie haben jedoch unterschiedliche Schwerpunkte und können je nach Organisation und Bedarf unterschiedlich interpretiert werden. 

Wichtige Punkte im Maßnahmenplan

Der Maßnahmenplan konzentriert sich in der Regel auf deine spezifischen Schritte oder Maßnahmen, die ergriffen werden müssen, um das von dir bestimmte Ziel zu erreichen. Dabei kann es sich um eine detaillierte Aufschlüsselung von Aktivitäten handeln, die zur Erreichung deines größeren Ziels oder deiner Strategie erforderlich sind. Ein Maßnahmenplan kann Teil deines größeren Plans oder Projekts sein.

Wichtige Punkte im Actionplan

Der Aktionsplan ist deine umfassendere Ansicht, die breiter angelegt ist und mehrere Maßnahmen und Initiativen enthält, welche erforderlich sind, um das von dir bestimmte Ziel zu erreichen. Er kann verschiedene Aspekte der Umsetzung abdecken inklusive dem Ressourcenmanagement, dem Zeitmanagement, die Verantwortlichkeiten und die vollumfängliche Kommunikationsstrategie. Dein Aktionsplan kann als umfassendes Dokument dienen, das die Gesamtheit der zu erfüllenden Aktivitäten deines Ziels darstellt. Dein Actionplan kann auch als ein Dokument für eine projektübergreifende oder strategische Perspektive dienen. 

3 Hauptunterschiede und Gemeinsamkeiten des Action- und Massnahmeplans

  • Massnahmeplan spezifische Schritte und Details, Actionplan umfassendere Ansicht und mehrere Maßnahmen und Initiativen. 
  • Maßnahmenplan kann Teil eines Aktionsplans sein 
  • Actionplan sowie Maßnahme Plan sind Werkzeuge, um deine Aktivitäten zu planen und dadurch eine effektive, effiziente sowie zeitgerechte Umsetzung zu gewährleisten.

Welche Struktur hat eine längerfristige Umsetzungsstrategie 

Dein Actionplan kannst du mit den 6W’s aus der Distribution strukturieren und so auch deine Umsetzung von Aktivitäten oder Maßnahmen, um deine bestimmten Ziele in der vorgegebenen Zeit zu erreichen.

Wer (Who):
Teams oder Personen
  • Lege die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten für die Ausführung der Maßnahme fest. 
  • Benenne die konkrete Person oder das Team, die den aufgelisteten Auftrag ausführt. 

Und weiter geht es mit Was (What).

Was (What):
Massnahmen und Aktivitäten
  • Definiere die klare Maßnahme oder Aktivität, die durchgeführt werden muss 
  • Beschreibe das angestrebte Ergebnis.

Und weiter geht es mit Warum (Why).

Warum (Why):
Klare Darstellung fürs Projektteam
  • Begründe die Notwendigkeit der Aktivität. 
  • Lege das Ziel und die Vorteile, die durch die Aktivität erreicht werden, klar und verständlich dar, so wird es auch ausgeführt. 

Und weiter geht es mit Wann (When).

Wann (When)
Im Zeitplan dank grösseren und kleineren Meilensteine
  • Notiere den Zeitplan für die Durchführung der einzelnen Schritte oder Aktivitäten. 
  • Lege realistische Meilensteine und Fristen fest . 

Wichtig: Plane auch kleine Meilensteine im Projekt ein. Durch die kleinen Schritte erreicht ihr kleine Erfolge, welche die Stimmung konstant hoch hält.

Verwende hierzu das Werkzeug Stimmungsbarometer, denn dieses Instrument ist sehr einfach in der Anwendung und benötigt sehr wenig Zeitaufwand für alle Projektmitglieder.

Und weiter geht es mit Wo (Where).

Wo (Where):
genauen Ort
  • Trage die die genauen Standorte (z.B Ort, Raum, Regal, Kiste), an denen die Maßnahme durchgeführt werden ein. 
  • Liste weitere Angaben von räumlichen Besonderheiten, die für die Umsetzung relevant sind auf. 

Und weiter geht es mit Wie (How).

Wie (How)
saubere Planungs-, Ausführungs- und Kontrollmechanismen
  • Halte detaillierte Beschreibung der Schritte und Methoden, die für die Umsetzung erforderlich sind, fest. 
  • Erstelle eine Ressourcenplanung, inklusive Personal, Budgets und Materialien. 
  • Notiere die Kontroll- und Überwachungsmechanismen und -punkte, kritische Erfolgsmomente für die Erfüllung des Auftrags, um den Fortschritt der Maßnahme zu verfolgen. 
  • Erstelle eine Risikoanalyse und daraus eine risk map 
  • Erstelle Methoden zur Bewertung der Wirksamkeit der Aktivität sowie zur Anpassung bei Bedarf 

Kritischer Erfolgsfaktor für einen Change- oder Transformationsprozess, die Kommunikation

  • Liste auf, welche Berichterstattungsmechanismen und -zeitpläne relevant sind. 
  • Erstelle die passende Kommunikationsstrategie, um relevante Stakeholder über den Fortschritt und die Ergebnisse der Maßnahmen zu informieren.

Falls du noch keinen hast, lade dir hier unsere kostenlose Vorlage der Kommunikationsstrategie herunter.

Risikomanagement-Actionplan

  • Identifiziere potenzielle Risiken oder Hindernisse für die erfolgreiche Umsetzung deines Actions Plans. 
  • Notfallplan, denke dir aktive Maßnahmen zur Risikominimierung oder -bewältigung aus. 

Abschluss und Auswertung der erfolgreichen Umsetzung deines Actionplans

  • Analysiere die im Prozess durchlaufenen Schritte. 
  • Werte das Prozesswerkzeug Stimmungsbarometer aus, ein erfolgreiches Projekt hat einen Durchschnitt von 7 auf dem Stimmungsbarometer. 
  • Bewerte die abgeschlossenen Maßnahmen im Hinblick auf die erreichten Ziele. 
  • Analysiere und reflektiere den Erfolg, den Prozess, die Methoden und die Stimmung und notiere dir die Lernpunkte und Verbesserungen für deine zukünftige Projekte. 

Ein Maßnahmen- oder Actionplan kann je nach Zusammenhang und Zielsetzung variieren, aber die oben genannten Elemente bieten dir eine gute Basis und Struktur, um sicherzustellen, dass die Umsetzung deines Actionplans effektiv und erfolgreich ist. 

Lade dir die kostenlose Kurzanleitung mit den 6W’s oder 9W’s der Distribution herunter. Diese ist hilfreich für deine künftigen Planungen.

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Weshalb ein nachhaltiger Actionplan wichtig ist 

In deinem nachhaltigen Actionplan gilt es sicherzustellen, dass Veränderungen oder Ziele auf eine Weise umgesetzt werden, die langfristige positive Auswirkungen haben. Er minimiert negative Effekte auf die Umwelt und die Gesellschaft und fördert langfristigen Erfolg und Wohlstand.

Wer sagt und tut was zum Thema Action-, Massnahme- und Phasenplan

Grundlagen & Theorie

“These key players include HR, business unit leaders, IT, legal, finance, operations, and representative deskless workers closest to the customers. This cross-functional group should collaborate to design the new experience, create an action plan, and then establish accountability for that action plan.” (Josh Bersin, Deskless Workers, 2021, S.18)

  • “Planung gibt Sicherheit, Stolpersteine lassen sich reduzieren. Der Blick ist frei für die Teilnehmenden und ihre individuellen Bedürfnisse im sozialen Kontext der Gruppe. Fundierte Planung leistet einen Beitrag zu der verantwortungsvollen Tätigkeit der Aus- und Weiterbildenden.
  • Planung lohnt sich (Erstens kommt es anders und zweitens als man denkt).” (Negri et al, Angewandte Psychologie in der Personalentwicklung, 2016, S.155) 

Unsere Kunden

  • Peach Geisser – Ich setze gerne die 6W ein. Dies ergibt schnell eine gute und einfache Struktur.
  • Nina Kuster – setzt auch diverse Fragebogen für die Analyse ein.
  • Du – liest diesen Blogbeitrag und ist up to date 🙂

Wer in den Planungsprozess einzubeziehen ist

Beziehe in deinen Planungsprozess die folgenden Rollen ein: Führungskräfte, Mitarbeitende, Experten für Nachhaltigkeit, externe Berater und relevante Interessengruppen (Stakeholder) wie z.B. die Investoren (Shareholder), Kunden, Lieferanten und möglicherweise auch in gewissen Themen die Allgemeinheit.

Kennst du die Rollen nach Belbin? Diese Rollen können dir helfen, deine Teammitglieder etwas zu strukturieren und deine zu planenden Aktivitäten deren Stärken zuzuschreiben.

Welche Elemente dein nachhaltiger Actionplan umfasst 

Dein nachhaltiger Action- oder Maßnahme Plan umfasst die Identifizierung von Zielen (Grob-, Fein- und Detailzielen), die Bewertung der aktuellen Situation (Situationsanalyse und Status quo), die Entwicklung deiner passenden Strategien, die Integration nachhaltiger Prinzipien (Werte der Unternehmenskultur), die Festlegung von Maßnahmen und Initiativen, die Überwachung und Bewertung sowie die kontinuierliche Anpassung deines Plans aufgrund der von dir erfassten Einflussfaktoren.

  • Analysen
    • Evtl. Marktanalyse 
    • Evtl. Unternehmensanalyse 
    • Situationsanalyse / Problemstellung 
    • Erfassung des Status quo 
  • Zielsetzung
    • Grobziele 
    • Feinziele 
    • Detailziele (eher in den einzelnen Maßnahme Pläne) 
  • Vorgehensweise, Methoden Hilfsmittel entlang der gesetzten Ziele / Strategie 
  • Wichtige Erfolgsfaktoren im Projekt 
  • Relevante Werte in der Zusammenarbeit / Code of Conduct in deinem Projekt 
  • Terminierte Massnahmen mittels den 6W der Distribution. Möglicherweise eine genauere Darstellung mittels den 9W.
  • Überwachungs- und Bewertungselemente
    • Meilensteine 
    • Kritischer Pfad 
    • Punkte, welche für eine erfolgreiches Erreichen der gesetzten Ziele darstellt 
  • Kommunikationskonzept 

Woher die Informationen für die Planung kommen 

Die Informationen, welche du für deinen Actionplan oder Massnahme Plan benötigst kommen aus internen Daten, von dir angestellten Forschungen wie Umfragen oder Datenerhebungen, Analysen und Input von Fachleuten. Externe Quellen wie Best Practices und Branchenberichte können ebenfalls genutzt werden. 

Methodenüberblick für ein Forschungsdesign, respektive dein Informationen sammeln:

  • Fragebogen 
  • Interview 
  • Fallstudie 
  • Experiment 
  • Daten-Analyse 
  • Literaturrecherche 
  • Argumentation 

Wann der Plan umgesetzt wird

Die Umsetzung deines Actionplans kann in Phasen erfolgen. Der Zeitpunkt hängt von den gesetzten Prioritäten, Zielen und Ressourcen ab. Es ist wichtig, in deinen Plänen für alle Beteiligten realistische Zeitrahmen zu setzen.

Braucht dein Actionsplan einen Phasenplan

Dein Vorhaben kann so gross sein, dass sich es lohnt deinen Actionplan in Phasen aufzuteilen und diesen in einen Plan zu packen. Hierbei spricht man von einem Phasenplan. Deine gesamte Arbeit teilst du somit in verschiedene Phasen auf. Jede deiner Phase repräsentiert einen Abschnitt des Projekts, in dem spezifische Aktivitäten, Aufgaben und Ziele erreicht werden sollen. Dein Phasenplan dient dazu, den ganzen Projektverlauf zu strukturieren und organisieren, die Fortschritte zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Schritte in einer logischen Reihenfolge durchgeführt werden. 

Typische Elemente, die in deinen Phasenplan gepackt werden sind: 
  • Phasenübersicht: Fasse die Hauptphasen des Projekts sowie die chronologische Abfolge zusammen.
  • Zielsetzung: Definiere klare Ziele und Ergebnisse für jede Phase. Hierbei unterstützen dich unterschiedliche Zielsetzungsformeln wie z.B. SMART oder ALPEN.
  • Aktivitäten und Aufgaben: Liste die spezifischen Aufgaben und Aktivitäten, die in jeder Phase durchgeführt werden müssen auf, um die gesetzten Ziele zu erreichen.
  • Zeitplan: Erstelle einen Zeitplan, welcher angibt, wann jede Phase beginnt und endet, sowie wichtige Meilensteine und Fristen für die einzelnen Aufgaben. Markiere auch den kritischen Pfad.
  • Verantwortlichkeiten: Weise Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe oder Aktivität an einzelne Teammitglieder, Teams oder Abteilungen zu.
  • Ressourcen: Notiere welche Ressourcen du in welcher zeitlichen Abfolge termingerecht benötigst. 
  • Abhängigkeiten: Erfasse Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten sowie in Phasen und stelle dabei sicher, dass bestimmte Aufgaben in der richtigen Reihenfolge durchgeführt werden. 
  • Risiken: Eine Bewertung der potenziellen Risiken hast du sicherlich schon in deiner Risikoanalyse erstellt. Sonst definiere und beurteile die Herausforderungen, die kritischen Pfade oder sogar grössere mögliche Risiken in deiner risk map.
  • Kommunikation: Sicherlich hast du auch schon eine passende Kommunikationsstrategie erstellt, welche sich speziell innerhalb des Teams oder auf die relevanten Stakeholdern ausrichtet. Möglicherweise ist dein Actionplan so gross, dass die Kommunikation in verschiedenen Phasen unterschiedlich aussieht. Denke hierbei an einen Bau eines neuen Einkaufszentrums. So ist zu Beginn eher mit den Behörden anschliessend mit den Bauherren und sodann mit den einzelnen Ladeninhaber zu sprechen. 
  • Übergänge: Wichtig für dich zu wissen und gut zu planen sind die Schnittstellen. So nennt man die Übergänge von Aktivität zur Aktivität oder die Übergänge von einer Phase zur nächsten. Schaue sehr gut darauf, dass diese Schnittstellen möglichst vermieden werden. Gibt es trotzdem Schnittstellen, gilt es darauf zu achten dies gut zu planen und vorzubereiten, um saubere Übergänge zu kreieren. Ansonsten kann es schnell zu Verzögerungen oder weiteren Risiken führen. Schnittstellen sind Schlüsselelemente für erfolgreiche Ergebnisse.
  • Qualitätskontrolle: Sicherlich hast du einen Qualitätszirkel eingesetzt, womit du den Ist-Zustant zum Soll-Zustand stetig überprüfst und eingreifst.
  • Meilensteine: Schnittstellen und Meilensteine sind die weiteren wichtigen Elemente nebst dem aus meiner Sicht wichtigstem Element der Kommunikation um deinen Erfolg einzufahren. Daher habe ein gutes Auge auf die Meilensteine und feiere diese mit deinem Team. Diese zu feiern ist wiederum sehr wichtig für den positiven Verlauf aller Phasen wie auch auf den von dir gemessenen Stimmungsbarometer. Wie du jetzt weisst, ist ein Durchschnitt von 7 Punkten anzustreben. 

Zusammengefasst, ein Phasenplan hilft dir, den gesamten Projektverlauf zu strukturieren und zu visualisieren, deine Arbeit in handhabbare Abschnitte zu unterteilen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten über den Fortschritt und die Erwartungen informiert sind. Dies erleichtert die Planung, Durchführung und Überwachung deines komplexen Projektes.

Wie du deine Fortschritte im Actionplan überwachst

Die Fortschritte werden durch klare Leistungskennzahlen, Meilensteine oder gegebene Zielsetzungen laufend überwacht. Halte aktiv die Oberhand im ganzen Prozessverlauf und überprüfe den Status quo, erstelle schnelle und gut strukturierte Berichte, welche über eine längere Zeit gleich verlaufen. Ein gut definiertes Messsetting im Voraus oder zu Beginn des Projektes helfen dir bei der Verfolgung und Bewertung der Ergebnisse sowie des ganzen Prozesses. Passe, wenn möglich das Messsetting nicht an, falls es doch notwendig ist, dokumentiere diese Veränderung. Diese Anpassung könnte am Schluss über Erfolg oder Niederlage entscheidend sein.

Wer-misst-misst-Mist

Welche Hindernisse in deinem Prozess auftreten und wie du sie überwindest

Ein kleiner Auszug an Hindernissen, welche deinen Prozess ins Stocken bringen, vielleicht über Erfolg oder Niedergang entscheiden:
  • Sich verändernde Gegebenheiten wie z.B. ein Stopp des Projekts durch die Geldgeber 
  • begrenzte Ressourcen, welche anders eingesetzt werden müssen
  • Andere Aufträge mit höherer Wichtigkeit und Dringlichkeit 
  • Widerstand gegen Veränderungen von allen Stakeholdern deines Projektes 
  • unzureichendes Bewusstsein über die Erfolgsfaktoren 
  • Mangel an klarer und zielgerichteter Kommunikation 
  • Teammitglieder nicht mit im Boot aufgrund von mangelnden Schulungsangebote 
  • Zusammenarbeit und Flexibilität hat sich verändert, da persönlich die Prioritäten anders gesetzt wurden 

Welche Hindernisse oder Widerstände hast du in deiner Risikoanalyse erfasst? Gibt es wichtige, welche wir vergessen haben?

Lasse es uns wissen. Danke!

Welche Vorteile dir ein nachhaltiger Actionplan bietet

Ein nachhaltiger Actionplan kann langfristige Effizienz, Kosteneinsparungen, verbessertes Image, Mitarbeiterengagement, Innovation und Wettbewerbsfähigkeit fördern. Erfolgreich umgesetzte Projekte bringt dein Team näher zu dir und ihr entwickelt euch zu einem Winner-Team.

Welche Rolle die kontinuierliche Verbesserung in der längerfristigen Umsetzungsstrategie spielt 

Deine kontinuierliche Überprüfung, Anpassung und Verbesserung deines Actionplans sind entscheidend, um deinen Plan relevant und effektiv bleiben zu lassen und somit dich zu einem wichtigen Element in dem Unternehmen zu machen. 

Auch kann dank deinem Engagement für den Actionplan auch eine Transformation stattfinden und du somit ein aktiver Teil der Veränderung im ganzen Change-Management sein.

Die Grundlagen und Herangehensweisen, um deine Herausforderung zu lösen

Denke daran – Erfolg macht hungrig 😊 Bleibe geerdet, mutig, zuversichtlich und handle bewusst stärke dein umsichtiges und gesamtheitliches Umsetzungsverständnis

Dein umsichtiges und gesamtheitliches Umsetzungsverständnis

Auch ein alter Hase macht Fehler.

Wie sieht ein guter Action Plan aus?

7 Punkte zur Überprüfung der Qualität deines nachhaltigen Action Plans 2023

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Fazit – Dein erfolgreicher Actionplan

Wenn du einen nachhaltigen Action Plan erstellen willst und oben sicherlich gelesen hast, ist aus meiner Sicht der wichtigste Punkt im ganzen Change Management Prozess die klare, offene und zielgerichtete Ein- und Zwei-Wege Kommunikation. Eine effektive und transparente Kommunikation ist entscheidend, um alle Beteiligten über die geplanten Veränderungen zu informieren, ihre Bedenken anzuhören und ihre Fragen zu beantworten. Durch regelmäßige und ehrliche Kommunikation können Missverständnisse vermieden, Ängste abgebaut und das Vertrauen der Mitarbeiter gestärkt werden. Dies ermöglicht es, Widerstand gegen Veränderungen zu minimieren und eine positive Einstellung zur Umsetzung neuer Strategien oder Prozesse zu fördern. Letztendlich trägt eine gute Kommunikation dazu bei, dass der Change Management-Prozess reibungsloser verläuft und die gewünschten Ziele effektiv erreicht werden können.

Kennst du den Unterschied von Ein-Weg Kommunikation und Zwei-Weg Kommunikation 

Fazit und take away zu einem nachhaltigen Actionplan:

  • Ganzheitlicher Ansatz: Ein nachhaltiger Actionplan berücksichtigt alle relevanten Aspekte und schafft eine ganzheitliche Strategie für langfristige Veränderungen. 
  • Professionelle Begleitung: Die Zusammenarbeit mit Experten kann gerade in turbulenten Zeiten helfen, den Plan erfolgreich umzusetzen und zusätzlich neue Ideen und Lösungsansätze zu entwickeln. 
  • Klare Kommunikation: Offene und transparente Kommunikation ist entscheidend, um alle Beteiligten auf denselben Kurs zu bringen und die Umsetzung reibungslos zu gestalten. 
  • Motivation und Energie: Ein nachhaltiger Actionplan bringt frischen Wind und neue Motivation in ein Projekt, um die Energien aller Beteiligten zu bündeln. 
  • Langfristige Wirkung: Ziel ist es, langfristige Veränderungen zu schaffen, die nicht nur kurzfristige Ziele erreichen, sondern auch langfristige positive Auswirkungen haben. 
  • Anpassungsfähigkeit: Ein nachhaltiger Actionplan ist flexibel und kann sich an veränderte Bedingungen anpassen, um auch in dynamischen Umgebungen effektiv zu bleiben. 
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Vom Ausgebrannten zum glücklich Entflammten.
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